Tú y tus empleados pasan por lo menos 40 horas por semana (alrededor de 2,000 horas por año) dentro de la oficina. Con esto en mente nos preguntamos, ¿qué puedes hacer para obtener el mejor provecho de tu espacio? Ya sea que te estés mudando a una nueva ubicación y quieras configurar cada área para maximizar la comodidad y la productividad, o si tu espacio actual solo necesita un cambio. Este mes en el blog de LOTY by NOMA Design te diremos cómo hacerlo de la mejor manera.
La optimización del diseño de la oficina es una táctica eficaz para aumentar la flexibilidad de los empleados, atraer talento y mejorar la productividad y la creatividad. Reelaborar el diseño de tus oficinas va más allá que simplemente utilizar el espacio de manera eficiente, los estudios demuestran que el diseño de la oficina y otros factores ambientales afectan el bienestar y la productividad de los empleados.
La optimización del diseño de una oficina implica la disposición de los muebles, pero también hay que tener en cuenta otros factores, como el tipo de mobiliario, la iluminación, los espacios y la decoración. Esto es lo que necesitas saber para optimizar el diseño de tu oficina antes de realizar cualquier compra.
A continuación te damos 11 consejos que te ayudarán a realizar la mejor optimización de tus espacios.
1. Diseña un plan. Antes de comenzar a planear la instalación y comprar el mobiliario de oficina, querrás sentarte y hacer un presupuesto para ver qué tipo de cambios y actualizaciones son posibles monetariamente. A continuación, deberás decidir quién tomará las decisiones, para ello puedes contratar a un diseñador de interiores en caso de tener el presupuesto o puedes hacerlo personalmente (lo cual sería menos costoso, pero probablemente te consumirá más tiempo). Finalmente, asegúrate de considerar los requisitos individuales de los empleados y de la empresa. Es posible que quieras hacer una encuesta o al menos hablar con tu equipo para averiguar en qué tipo de espacio desean pasar su tiempo.
2. Deshazte de los muebles incómodos. Antes de colocar los muebles, considera que debes conservar y que hay que cambiar. Los muebles viejos o mal hechos pueden causar problemas como dolor de espalda, síndrome del túnel carpiano, migrañas y fatiga ocular. Busca sillas que tengan variaciones de apoyabrazos; mecanismos giratorios; ajustes de altura, anchura y profundidad; soporte lumbar; y material acolchado. Si bien actualizar los muebles u optar por algo más caro podría dañar tu presupuesto, le ahorrará a sus empleados el dolor y los costos de atención médica en el futuro.
3. Ten en cuenta los espacios versátiles. No existe una solución única para todos los problemas, por lo que deberás tener en cuenta distintos espacios para distintas necesidades de trabajo y de la empresa. Cada configuración de oficina debe priorizar en la variedad, donde además de áreas de trabajo se agreguen áreas tranquilas, áreas de colaboración , a veces, incluso áreas de descanso. Esto tiene como finalidad la de brindar distintas opciones de trabajar de la manera que mejor se adapte a la tarea en cuestión.
4. Deja que los empleados elijan. Los empleados experimentan una mayor satisfacción con el trabajo cuando se les toma en cuenta, ya que son tomados en cuenta respecto a la configuración de sus propias áreas de trabajo o de elegir dónde quieren trabajar. Esto puede significar que los empleados puedan organizar los muebles cómo desean en sus oficinas o pedir el tipo de muebles que desean. O bien, puede significar darles varias opciones para los espacios de trabajo en la oficina.
5. Crea espacios diseñados para la colaboración. Los espacios de colaboración pueden ser tan simples como mesas donde varias personas pueden reunirse o tan cómodas como unas cuantas sillas de felpa en un semicírculo alrededor de una chimenea, una fuente interior o una exhibición de arte. Estos espacios son una excelente alternativa para reunirse en la oficina.
6. Pon especial atención a la iluminación. La iluminación afecta la productividad, la salud, el estado de ánimo, el bienestar y la actitud. Estudios indican que la mayoría de los trabajadores de oficina no están contentos con la situación de la iluminación en sus oficinas. Para solucionar esto, basta con dar un paseo por la oficina y tomar nota de los espacios que no reciben suficiente luz y llevar a cabo adecuaciones. En ocasiones, esto no será posible para todos los espacios, especialmente en oficinas y cubículos interiores. Para estos espacios, considera instalar luces de techo o lámparas de escritorio que emiten la luz natural.
7. Crea un espacio solo para relajación. Tomar descansos es importante, y tener un espacio de la oficina para este fin puede ayudar a animar a los empleados a relajarse por unos minutos cuando lo necesiten. Intente asignar un espacio libre de trabajo en la oficina que no cuente con computadoras o parafernalia relacionada con el trabajo y donde los empleados puedan sentirse más cómodos, expresarse y colaborar mejor con sus compañeros de trabajo.
8. Considera la temperatura de la oficina. La temperatura de la oficina puede parecer un problema separado del diseño de la oficina, pero no lo es. Por ejemplo, el brillo del sol a través de una ventana puede calentar un área, mientras que una salida de aire acondicionado ubicado directamente sobre un cubículo puede hacer que ese espacio sea demasiado frío. Estos son detalles que hay que tomar en cuenta. El conocimiento de la variación de la temperatura en la oficina puede ayudar a tomar decisiones de diseño inteligentes.
9. Deja algunos espacios abiertos. Puede ser tentador meter tantos muebles como puedas, pero eso puede ser visualmente abrumador y hacer que la oficina sea difícil de navegar. Piensa en tu oficina como un espacio en blanco donde los niveles moderados de complejidad visual le darán a tu mente algo que hacer sin estar demasiado ocupado o consumir mucho tiempo. No tengas miedo de dejar algunos espacios abiertos y dejar suficiente espacio para caminar o reunirse de pie.
10. No exageres con la decoración. No hay nada peor que una oficina sin personalidad ni decoraciones. Intenta incluir algunas plantas de oficina, obras de arte, citas inspiradoras y la marca de tu empresa. Pero ten cuidado de no exagerar, la decoración de la oficina debe hacer que el espacio se vea más estéticamente agradable, sin llegar a abrumar a los empleados y a los visitantes.
11. Ten un plan de Crecimiento. Por último una consideración crítica al planificar el diseño de tu oficina es el crecimiento. Pregúntate: ¿Cuántos empleados planeas agregar en los próximos 6 a 12 meses y dónde colocarás sus escritorios? Y ¿Cómo afectará este tráfico extra a los espacios comunes? Teniendo en cuenta estos cuestionamientos podrás crecer tu oficina más fácilmente en el futuro. Organiza tu espacio pensando en el futuro para que no tengas que organizar y redecorar por necesidad. Si bien la reorganización ocasional de la oficina es saludable e ideal, hacerlo a menudo resultará costoso.
